جعل ebizframe ERP عمليات بيع الملابس التجزئة والجملة في الشرق الأوسط آليّة – دراسة حالة

Written by admin|Mar 02,2016

خلفية الأعمال

عميلنا، تأسس في عام 2004 وله مقرات رئيسية في دولة الإمارات العربية المتحدة، هو تاجر تجزئة دولي لأجود الأقمشة ويوفر خيار لعلامات الموضة العالمية والعلامات التجارية المحلية للملابس الرسمية للرجال ، وشبه الرسمية، والكاجوال الذكية والاكسسوارات. لديهم أكثر من 30 متجرًا في أنحاء المملكة العربية السعودية وقطر وإيران وسلطنة عمان والبحرين والكويت.

سيناريو PRE-ERP والتحديات التي واجهها

إن الهيكل التشغيلي للعميل كان لامركزيًا، حيث أن الفروع في كل بلد أو موقع كانوا يعملون مع الهياكل القانونية المختلفة. وبصرف النظر عن إدارة الحسابات يجري تشغيل جميع الإدارات الأخرى مثل الجرد، والاستلام والإرساليات، وما إلى ذلك يدويًا باستخدام السجل أو إكسل. أراد العميل تنفيذ بيئة أعمال تجارية خاضعة للتحكم وكذلك التخطيط للنمو في المستقبل. بعض التحديات الحرجة التي يواجهها العميل هي:

1 أن تحليل أو تعزيز الجرد أو أرقام الحسابات كان غير متوفر كما كان العمل ينمو أسرع من الأنظمة المنزلية.

2 أن الجرد كان يدار يدويًا على أساس الثقة. وبالتالي، أصبح ذلك عقبة للنمو في المستقبل.

3 عامل أساسي للنجاح في مجال الأزياء هو ضمان تصفية المخزون في غضون 90 يومًا. وكان هذا من المستحيل حيث أن المخزون الموجود في أحد الفروع لم يكن مرئيًا للفروع الأخرى.

4 ولدى العميل نظام خادم أو امبيوتر مستقل في كل فرع في كل بلد مع اتصال LAN. نقل البيانات لم يكن ممكنًا. تم تخزين بيانات الحسابات فقط على هذه الأنظمة في حين تم الحفاظ على جميع البيانات الأخرى يدويًا في سجل أو إكسل. ونتيجة لذلك، كان توطيد تالقارير أمر صعب جدًا ويتطلب الكثير من الجهد اليدوي.

اختيار الحل

أرادت الإدارة استخدام أحدث التكنولوجيا المؤكدة والتي من شأنها أن تدمج جميع وظائفها الحيوية، وأيضًا توفر القدرة على تخطيط ورصد وإدارة جميع أنشطتها ومواردها. أراد العميل حل تجزئة جاهز للاستخدام ذو طرف خلفي “back-end” قوي، ERP والذي يمكن تخصيصه لضوابط التدقيق الصارمة والعمليات الإدارية المقترحة عليه. بعد تقييم عدة حلول ERP، اختار العميل  ebizframe ERP لما له من تكنولوجيا حديثة، وسجل جيد  المسار، وتكاليف تنفيذ وإدخال منخفضة، ومنهجية تنفيذ واضحة ونظام تكاليف شفاف.

بعد تحليل GAP متكامل و SRS، بدأ تنفيذ ebizframe ERP. بعد إجراء بعض التخصيص وإعادة هندسة عملياتهم التجارية، ونقاط البيع، والشراء، وجرد المبيعات، والموارد البشرية وجدول الرواتب، والأصول الثابتة والتمويل، بدأت 4 مخازن خلال 15 شهرًا و 4 مخازن أخرى في الأشهر اللاحقة. يعمل نظام ERP بالنسبة لكل من تجارة الجملة والتجزئة. انتقلت المنظمة تمامًا من التشغيل اللامركزي وشبه المحوسب إلى نظام مركزي على الانترنت يعمل في بيئة أعمال خاضعة للتحكم. تم تمكين الجرد والأنشطة ذات الصلة من العمل بنظام الباركود الذي يلتقط جميع البيانات المتعلقة بالتصاميم، والتسعير، الخ

Retail & Trading (التجزئة والتجارة) تدعم مختلف خطط التسعير والتسويق. فعلى سبيل المثال: يمكن لعميل الجملة ببساطة مسح خياراته من خلال الماسح الضوئي المحمول اللاسلكي، وعندما يصل للعداد تكون فاتورتة جاهزة دون أي انتظار. كما تم تصميم وتنفيذ برنامج Customer Loyalty Program (ولاء العملاء).

عملية Inventory Audit & Reconciliation (تدقيق الجرد وتوافقه) أصبحت آلية بالكامل الآن. إن وظيفة تحميل المخزون من أجهزة المساعد الرقمي الشخصي “PDAs ” إلى ERP وإعادة العمل على المخزون المتوقع في أي تاريخ معين سابق لتاريخ النظام فتحت آفاقًا جديدة حيث أن المعاملات الروتينية اليومية يمكن أن تستمر وأخذ المخزون يمكن أن يتم  بسهولة.

الفوائد المستمدة

وقد استمد العميل فوائد متعددة من تنفيذ  ebizframe ERP. بعض من هذه الفوائد هي:

1 سلاسة عمليات البيع بالتجزئة مع إدارة الممارسات والمخططات التجارية العامة مركزيًا.

2 عملاء البيع بالجملة يشعرون بارتياح أكثر مع مرور الوقت حيث أن انتظارهم انخفض إلى ما يقرب من الصفر.

3 أصبح رصد حركة وتقييم المخزون الآن ممكنًا وبطريقة أفضل. كما تم تحقيق الهدف الرئيسي بنجاح للحد من ركود المخزون مع الرؤية المخزون الموجود في جميع المخازن والبلدان. وبسبب تقرير ركود المخزون الذي يتم إنشاؤه بواسطة النظام، أصبح “المخزون الميت” عند مستواه الأدنى.

4 إن وسيلة التسوية الآلية للبنك تضمن إنشاء الفواتير آليًا عند اختيار رقم الشيك مقابل الإيداع الفعلي أو براءة ذمة من البنك مما يساعد إدارة الحسابات بصورة كبيرة.

5 إن ebizframe ERP يضمن مراقبة أفضل للجودة وتحسين إدارة علاقات العملاء لأن جميع البيانات متاحة على شبكة الإنترنت جنبًا إلى جنب مع برنامج ولاء العملاء.

6 تقدم الوحدة المالية العديد من الميزات القوية مثل التوحيد، والخيارات متعددة العملات، وما إلى ذلك مما يعطي تحكم ومرونة أفضل مع التقارير المالية.

7 العديد من تقارير MIS تتوفر الآن بنقرة زر واحدة. وقد أدى ذلك إلى تحسين رصد وإدارة العمليات.